Réunion de conseil d’administration du 20 juin 2014
Présents : Michel BERARD, Jean-Claude COURTEAU, René FANTIN, Patrick LABBAYE, Raymond KAISER, Robert PERRIER, Paul GARDE et Jean-Marie ZANONI.
Invités : Hélène GARCIN (excusée), Patrice DORE, Christophe DESBAT, André-Marie MENEANTEAU professeur chef de travaux boulangerie-pâtisserie et Bruno NICOLAS chef de travaux hôtellerie.
Excusés : Alain GASTALDELLO et Bernard RIONDET.
Absents : Daniel BRUN-PICARD et Charles PAILLET.
- Intégration des nouveaux jeunes anciens
- Evaluation des journées de festivités anniversaires des 24 et 25 mai dernier
Nombre d’inscriptions sur la liste du réseau à ce jour : 122 auquel il faut rajouter 39 récoltées à l’occasion des festivités, mais non encore intégrées.
Comment effectuons nous leur intégration ? A ce jour très peu ont cotisé (13), il est vrai aussi que pour une bonne moitié l’invitation à cotiser n’a pas été effectuée.
Extrait du PV du CA du 25 juin 2013 : « De ces premiers contacts, il ressort un besoin de rencontre, en dehors des jours de semaine. L’organisation d’un tel évènement sera envisagée après confortement de la liste des « soixantedixarts ». »
Extrait du PV de l’AG du 9 octobre 2013 : « Les plus jeunes des anciens qui ne sont pas encore à la retraite, sont demandeurs de rencontres évènementielles car ils peuvent difficilement se rendre disponible pour les retrouvailles qui sont fixées en semaine (au moment où le restaurant d’application des Portes de Chartreuse est en capacité de nous accueillir). »
Regret de l’absence de madame GARCIN et d’Alain GASTALDELLO, le principe de l’élargissement est acquis, évocation de la possibilité de créer des sections pour tenir compte de besoins différents, mais c’est lourd et c’est de toute façon trop tôt pour le savoir.
Accessoirement se pose aussi la question de l’intégration des professeurs encore en exercice et qui souhaitent adhérer. Les statuts ne le prévoient pas. Préparer une modification des statuts pour intégrer les professeurs et le personnel qui le souhaitent à soumettre à l’AG extraordinaire.
Le retour des participants est très positif.
Le samedi a pu laisser du temps aux anciens pour qu’ils se retrouvent par petits groupes.
Bouffée de jeunesse dès le début des journées (Flash-mob), forte implication de l’encadrement pédagogique.
Quelques données :
Nombre de cartons diffusés sur papier : 360 dont 148 sur la liste des anciens (diffusion assurée pour notre compte par l’OGEC) ou par informatique : 1 785 environ par l’OGEC et environ 500 par l’ASCV. Des affiches ont également été réalisées.
Nombre d’inscrits : ? 219 sans compter les accompagnants dont 57 membres du réseau des anciens.
Nombre de participants : 290 personnes ont pointé en entrée du site le vendredi (accompagnant compris). Le difficile pointage effectué permet de chiffrer les participants à au moins 219 membres du réseau, professeurs, élèves, parents d’élèves et accompagnants en sus. Une dizaine de personnes n’ont pas précisé leur catégorie et plusieurs n’ont pas pointé à l’entrée.
Le déroulement de ces activités est globalement positif, mais il faut toutefois souligner les difficultés suivantes notamment pour l’organisation de futurs évènements.
- Difficultés de circulation de l’information dans la phase de préparation (accès impossible à la liste des inscrits reçue le 10 juin seulement)
- Exploitation très difficile des données recueillies sur le site d’inscription :
- Par exemple : plusieurs inscriptions en double, une inscription farfelue
- Certaines familles se sont inscrites sur une seule fiche, d’autres sur plusieurs, il aurait fallu disposer d’une fiche "individuel" avec une seul ligne et une autre "famille" avec plusieurs lignes
- Les catégories n’étaient pas prévues à l’avance ou étaient peu claires. Il aurait fallu soit un menu déroulant, soit des cases à cocher précises.
- Il aurait fallu éviter la saisie dans une même rubrique des Noms et Prénoms en commençant par le prénom, ce qui a contraint à la re-saisie du nom de chaque inscrit pour tenter une analyse minimum des participants.
- La non obligation de remplir toutes les cases donne tantôt des adresses incomplètes, tantôt des années de présence absentes.
- Certaines données saisies sur les fiches de pointage à l’entrée du site sont illisibles. 96 personnes ne seraient apparemment pas venues.
- Pendant le déroulement, il manquait une sonorisation centrale pour annoncer les phases successives de la manifestation au fûr et à mesure.
- 2 articles de presse
- Malgré nos demandes reitérées à plusieurs reprises, aucunes données budgétaires ne nous ont été communiquées avant.
L’ASCV a assumé en coût direct le défraiement des déplacements de la chorale Accord sensible soit 607,00 €. Les 4 coupes remises au nom de l’ASCV pour les prix des meilleurs travaux artistiques ont pu l’être sans coût supplémentaire, grâce à un partenariat négocié par Alain GASTALDELLO.
Nous nous étions engagés à rembourser l’OGEC des frais correspondant aux 148 invitations papiers envoyées par l’OGEC pour notre compte.
Le principe d’une participation avait été évoqué lors d’un CA précédent. A ce jour, le compte de résultat de l’ASCV fait apparaître 6 134, 22 € de produits et 4 442,91 € de charges, soit un excédent provisoire de 1 691,31 €.
Le montant de 750 € est mis au vote : 4 favorables et 3 abstentions.
Après agrégation des 2 comptabilités (OGEC et ASCV) afférentes à l’événement, voici le résultat comptable qui peut être dégagé par ces anniversaires :
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Charges |
Produits |
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Fournitures et matériels |
Dons pour la rénovation de la chapelle |
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Cadres photos et autres |
275 |
256 |
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Fournitures cérémonie religieuse |
62 |
Participation ASCV |
750 |
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Lâcher de ballons |
148 |
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Plantes décoration |
270 |
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Peinture statues |
202 |
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Communication |
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Site internet |
648 |
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Campagne de courriels |
276 |
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Courriers et affranchissements |
300 |
Déplacements chorale pris |
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Photocopies |
250 |
en charge par ASCV |
607 |
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Animation |
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Orchestre |
2 500 |
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Déplacements chorale (ASCV) |
607 |
Vente boissons et nourriture |
2 429 |
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Matières premières |
Vente de tabliers |
540 |
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Boulangerie |
250 |
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Hôtellerie |
1 500 |
Produits totaux |
4 582 |
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Fournitures revendues |
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Tabliers |
2 304 |
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Gobelets |
300 |
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Charges totales |
9 892 |
Résultat |
-5 310 |
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- Action patrImoniale
- Préparation de l’AG 2014
- Prochaine réunion du CA
Dans le PV de l’AG de 2013 est inscrit « Le souhait partagé par de nombreux membres de l’AG de voir la chapelle mieux entretenue, voire même rénovée : classement au titre des monuments historiques, recherche des objets liturgiques, participation au financement du projet pédagogique de la section électronique, souscription exceptionnelle auprès de la Fondation du Patrimoine (rôle de facilitateur de notre association) permettant aux donateurs de déduire une partie de leur don de leur impôt sur le revenu. »
Lors du CA du 4 décembre 2013, nous avons évoqué cette action patrimoniale : « Rénovation de la Chapelle :
Eclairage de la chapelle
Utilisation 3 fois par an. Comment l’utiliser plus souvent ? L’OGEC est ouverte à un débat avec nous.
Un état des lieux sera effectué avec monsieur DESBAT (comptable de l’OGEC), Charles PAILLET contactera pour cela Patrice DORE. Raymond KAISER se déclare prêt à y participer, Jean-Claude COURTEAU également.
Essayer d’impulser un classement.
Il faut contacter la Fondation du patrimoine (Charles PAILLET).
Possibilité de création d’un fonds de dotation (Alain GASTALDELLO étudie la question). »
Comment pouvons-nous œuvrer en ce sens ?
Patrice DORE en a parlé, il y a plusieurs années, à Sylvie VINCENT directrice du patrimoine au Département de l’Isère et à la conservatrice des monuments historiques. Ces deux partenaires sont prêts à aider. Il faut que le propriétaire monte un dossier de demande de classement au titre des monuments historiques ou de demande de financements pour des travaux. Les crédits d’aide ne peuvent venir que de la DRAC et du conseil général. Pour monter un dossier, il faudra au moins 2 ans. L’association devra alerter les pouvoirs publics.
L’association prendra contact avec le nouveau président de l’OGEC, monsieur NAEGELEN André, pour lui proposer la mise en place d’une commission de travail commune aux deux associations.
L’OGEC nous communiquera un projet de rénovation électrique quantifié et chiffré.
Celle-ci est reportée au prochain CA.
ATTENTION ! La date de l’AG est avançée de 2 jours au mercredi 15 octobre à 18 heures, car le vendredi, le restaurant n’est pas ouvert.
Le 24 septembre à 10 heures au restaurant d’application.
Ordre du jour : préparation de l’AG et intégration des jeunes anciens.
Le président le secrétaire
Jean-Claude COURTEAU Patrick LABBAYE